5 Suggerimenti per la Gestione del Tempo per Aumentare la Produttività

5 suggerimenti per migliorare la propria gestione del tempo e produttività

Articolo scritto dalla Dr.ssa Federica Cagnin

Organizzarsi il lavoro ed essere produttivi non è semplice. Che sia lavoro o studio non sempre si hanno la motivazione e la concentrazione necessaria  per portare a casa gli obiettivi prefissati.

Nell’ultimo anno abbiamo anche dovuto far fronte a un cambiamento epocale: lavorare e studiare in modo alternato in presenza e da remoto. Questo ha cambiato di molto il modo di vivere i propri impegni, soprattutto per la mancanza di una routine definitiva.

Se da una parte il tempo a disposizione si è dilatato. – non si lavora più solamente durante le 8 ore in ufficio ma potenzialmente uno ha tutta la giornata a disposizione – dall’altra il contesto in cui svolgiamo le nostre attività ci può aiutare o ostacolare nello svolgimento delle stesse: pensiamo a quanto sia più semplice studiare in biblioteca piuttosto che a casa.

L’avere tanto tempo a disposizione non è per forza un fattore positivo, infatti questo può portare a procrastinare l’inizio delle attività e può renderci più lenti nel fare le cose proprio per l’assenza di pressione temporale nel finire un lavoro entro un determinato orario.

Spesso purtroppo si instaura un circolo vizioso che ci porta a essere sempre meno concentrati e produttivi anche perché sempre più demotivati, questo è dovuto al fatto che sentirci efficienti nel proprio lavoro ci motiva a esserlo sempre di più e senza questa “molla” dovuta alla gratificazione personale diventa tutto più difficile.

Vediamo 5 consigli per introdurre nuove abitudini nel lavoro o nello studio (in qualsiasi modalità lo si svolga) per essere più produttivi ed organizzati.

1. Fissa obiettivi realistici e concreti

Se hai perso del tempo e ti sei preso indietro con lo studio o con il lavoro non puoi pensare di sistemare tutto in una giornata. Fai in modo di calibrare gli obiettivi in base al tempo a disposizione e richiedi a te stesso sforzi ragionevoli. 

Piuttosto parti con obiettivi facili da raggiungere in modo da motivarti e trovare il ritmo e alzare l’asticella giorno per giorno.

Fai in modo che gli obiettivi siano il più tangibile possibile: scriviti i vari compiti la mattina stessa o la sera precedente in modo da sapere prima di iniziare tutto quello che devi fare passo per passo.

Tips: non segnare ogni minima cosa. Le cose che puoi sbrigare in un paio di minuti falle subito senza la necessità di scriverle. Il rischio di scrivere tutto, anche le cose che richiedono poco tempo, è quello di avere una sfilza di cose da fare che ti demotiva e ti distrae dalle cose urgenti.

2. Dai le giuste priorità agli obiettivi

Segnati le cose da fare in ordine di urgenza. Spesso tendiamo a fare le cose meno importanti perché magari ci portano via meno tempo o perché ci piacciono di più. Questo però ci porta a prenderci all’ultimo con le faccende davvero importanti portandoci a vivere tutto con ansia e stress

Tips: Usa un’agenda cartacea. Lo so il cellulare ce l’abbiamo sempre in mano e questo rende molto più semplice e immediato appuntarsi lì le cose. Alcuni studi, però, hanno dimostrato che memorizziamo di più quando scriviamo qualcosa a mano (le aree cerebrali che si attivano sono completamente diverse tra scrittura manuale e digitale). Scrivere sull’agenda ti permette di memorizzare gli impegni mentre li scrivi. Inoltre un’agenda ti da una maggiore organizzazione strutturata anche a livello visivo.

3 .Allontana le fonti di distrazione

Controllare i social, guardare la TV o distrarsi in altri modi sono le cosiddette attività “non urgenti e non importanti”, fai in modo che occupino la minor parte possibile della tua giornata, solamente nei momenti morti in cui bisogna aspettare o la sera quando si hanno finito le cose da fare.

Tips: Può sembrare difficile abbandonare l’abitudine a guardare spesso il cellulare o a procrastinare in favore di altro, ma è tutto questione di abitudine. Quando vogliamo introdurre una nuova abitudine abbiamo bisogno di tempo. Alcuni studi dicono che un’abitudine si instaura dopo 66 giorni in cui si è stati costanti. Quindi datti del tempo, vedrai che con un po’ di perseveranza imparerai a gestire meglio il tempo e a essere più produttivo, trovando il giusto spazio per te stesso.

4. Fai alla mattina le cose che ti piacciono meno

Alcuni studi hanno dimostrato che la nostra motivazione è al massimo la mattina. Quindi fai subito le cose che ti piacciono meno per non trovarti al pomeriggio/sera con ancora meno voglia di farle. A questo studio ci sono delle eccezioni. C’è una predisposizione biologica a essere “gufi” o “allodole”. I gufi sono più produttivi la sera e addormentati la mattina, le allodole il contrario: se ti senti più produttivo la sera allora puoi provare a tenerti le cose più noiose la sera, sempre se sei bravo a non procrastinare.

5. Lascia del tempo vuoto per gli imprevisti

Molto spesso succede che di fronte a una cosa imprevista andiamo in panico perché questo scombussolerebbe tutti i piani. Non incastrare tutti gli impegni al minuto, ma lasciati dei buchi per non essere impreparato di fronte a un imprevisto.

Tips: lasciare spazio agli imprevisti ti da modo di gestire meglio le tue energie. Rischiare di strafare può portarti ad abbandonare l’organizzare la giornata per paura di stancarti troppo oppure di rimanere ossessivamente incatenato agli impegni segnati tanto da rinunciare a vita sociale e hobby.

Se hai problemi di concentrazione che interferiscono con l’organizzazione e lo svolgimento dello studio o del lavoro, rivolgerti a uno psicologo può aiutare a introdurre nuove abitudini più efficienti nella tua quotidianità, oppure a esplorare le motivazioni che ti fanno sentire bloccato nell’ottenere risultati nello studio o nel lavoro.

Stai attraversando un momento difficile? Prenota una sessione gratuita e inizia ora a risolvere i tuoi problemi, attraverso l’aiuto della Dr.ssa Federica Cagnin.

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