Dalla Comunicazione “One to One” a Quella di Gruppo: Quando la Paura di Parlare in Pubblico Diventa un Problema e Come Risolverlo

Articolo scritto dalla Dr.ssa Chiara Bergese

Introduzione

Il relatore si trova spesso ad affrontare e gestire alcuni aspetti della comunicazione in pubblico: di chi è la responsabilità di una corretta comunicazione? da cosa dipende il successo comunicativo?

Purtroppo è stato scritto poco sulle tecniche con le quali i formatori esperti gestiscono alcuni particolari problemi della formazione.

1. Problemi/difficoltà del parlare in pubblico e i consigli degli esperti

Fortunatamente alcune ricerche hanno sintetizzato quali sono le difficoltà più frequenti in cui si imbatte chi deve parlare in pubblico ed hanno raccolto dagli esperti informazioni su come gestire alcune situazioni problematiche legate al “public speaking”.

Nello specifico, di seguito sono elencati dodici problemi con i quali i formatori si confrontano più spesso, corredati dalle relative proposte di risoluzione:

1.1 Paura

• Prepararsi bene, senza lasciare spazio all’improvvisazione, predisponendo piani dettagliati e provando ripetutamente le presentazioni;
• Riconoscere di avere paura: infatti, è bene ricordare che quest’ultima è un’emozione assolutamente normale e come tale va affrontata, magari anche utilizzando esercizi di rilassamento e di tecniche di auto-incoraggiamento prima della presentazione.

1.2 Credibilità

Assumere un atteggiamento sicuro: gli esperti sono ben organizzati, sanno ascoltare ed osservare.

1.3 Esperienze Professionali

• Condividere il proprio background personale: parlare dei settori nei quali si è competenti;
• Raccontare le proprie esperienze personali, a volte ponendo problemi e domande per introdurle;
• Raccontare le esperienze altrui, raccogliendo storie e casi pertinenti occorsi ad altre persone e facendo sì che i partecipanti condividano anche le proprie esperienze;
• Usare foto, filmati, metafore, storie, aneddoti, esempi, analogie, oltre a situazioni ed episodi noti per stabilire la relazione con l’argomento e con l’uditorio.

1.4 Discenti Difficili 

• Affrontare il discente problematico utilizzando per es. l’umorismo; 
• Si può approfittare di una pausa per parlare con la persona, così da individuare il problema;
• Costituire piccolo gruppi per le persone timide che si sentono più a loro agio se possono discutere in un team ristretto o a coppie, al fine di ridurre l’inquietudine e aumentare la partecipazione.

1.5 Partecipazione

• Porre domande aperte, in modo da poter alimentare il confronto e l’acquisizione di nuove informazioni; 
• Invitare a partecipare, predisponendo attività che consentano di comunicare sin da subito, già a partire dalla presentazione.

1.6 Tempo

Preparare un programma adeguato, costituito da più materiale di quello necessario che, in base alle esigenze poste dall’uditorio o alla gerarchia di priorità emerse, potrà essere tagliato.

1.7 Aggiustamenti

• Accertarsi dei bisogni del gruppo, organizzando le attività e le procedure sulla base delle necessità dei discenti;
• Stare attenti ai segni di noia e chiedere ai partecipanti, durante le pause o nel corso della sessione, come si sentano, traendo informazioni sull’andamento dell’incontro;
• Usare le pause per ridefinire il programma.

1.8 Domande

Rispondere alle domande

• Anticipare le domande, mettendosi nei panni dei partecipanti e formulando i quesiti più importanti che potrebbero essere posti;
• Riformulare le domande dei partecipanti, ripetendo con altre parole le domande dei discenti, per assicurarsi che tutti le abbiano udite e comprese;
• Si può dire “non lo so”, affidando alle competenze del gruppo le domande alle quali non si sa rispondere (durante le pause sarebbe buona norma trovare le risposte).

Porre domande

• Porre domande brevi e fornire ai partecipanti il tempo necessario per rispondere.

1.9 Feedback

• Sollecitare un riscontro informale chiedendo ai partecipanti, durante la lezione o nelle pause, se la formazione stia soddisfacendo le loro aspettative e i loro bisogni e prestando attenzione anche ai segnali non verbali;
• Cercare di avere una valutazione complessiva chiedendo ai partecipanti, alla fine della sessione, di rispondere a questionari che consentano di stabilire se siano raggiunti gli obiettivi e soddisfatti i bisogni del gruppo.

1.10 Strumenti, Materiali e Risorse

Strumenti

• Fare in modo di conoscere e far funzionare le proprie attrezzature; 
• Portare soluzioni sostitutive, ad es. un kit di “sopravvivenza” composto da lampadine, prolunghe, pennarelli, nastri, etc.;
• Procurarsi assistenza: se c’è un problema, è bene essere onesti con il gruppo e chiedere se qualcuno possa essere d’aiuto;

Materiali

• Avere tutti i materiali pronti ed opportunamente distribuiti ai posti dei partecipanti, o pronti per la distribuzione.

Risorse

• Visionare le risorse in anticipo: se è possibile converrebbe prendere visione anticipatamente delle situazioni nuove, per farsi un’idea degli ambienti e di come dovranno essere sistemati gli strumenti;
• Arrivare presto, con almeno mezz’ora di anticipo, per essere sicuri di avere il tempo necessario per allestire l’ambiente e gestire le complicazioni.

1.11 Esordio e Chiusura

Esordio

• Usare metodi per “rompere il ghiaccio”, sviluppano soluzioni diverse ed utilizzando attività che inducono i partecipanti a parlare e a lasciarsi coinvolgere;
• Imparare a memoria un’introduzione eccellente; 
• Fare in modo che i partecipanti si rilassino: è buona norma salutare le persone quando entrano, prendere il tempo necessario per le presentazioni e instaurare un’atmosfera distesa.

Chiusura

• Utilizzare lo strumento della riformulazione ed i riassunti, sintetizzando i contenuti del corso, con riferimento agli obiettivi o alla presentazione iniziale;
• Ringraziare i partecipanti per il loro tempo e per il contributo che hanno dato all’incontro. 

1.12 Dipendenza Dagli Appunti

Schematizzare la presentazione in una scaletta o in un elenco di parole chiave, che si possono scrivere su alcune schede da usare come sostegni per la memoria.

2. Caratteristiche di una comunicazione verbale efficace

1. La “regola delle 6 C”: le informazioni trasmesse devono essere chiare, coincise, corrette, complete, cortesi e concrete: ciò significa che è necessario utilizzare parole precise, facili da ricordare ed efficaci, supportare le proprie parole con aiuti visivi, fornire dimostrazioni, esempi, metafore, analogie, utilizzare il linguaggio dell’altra persona; 
2. Parlare lentamente
3. Ascolto attivo e non giudicante
4. Guardare l’interlocutore e osservare anche il linguaggio del corpo
5. Dare tempo 
6. Restare calmo e controllare le proprie emozioni
7. Mostrare autentico interesse sia rispetto all’argomento trattato sia per gli argomenti portati dall’uditorio

3. L’importanza del linguaggio non verbale: che strumenti abbiamo a disposizione per costruire ponti nella comunicazione?

• PRESENZA: posizione centrale, orientamento verso gli interlocutori, non appoggiarsi, chiudersi o tenere in mano oggetti
• SILENZIO: Dare/darsi tempo di capire, ascoltare, attirare l’attenzione, aspettando qualche secondo prima di partire
• USO DELLA FORMA “NOI” (aumenta il coinvolgimento), al posto di quella “IO-VOI” che crea distanza
• GESTI: Fare gesti è sottolineare con le mani ciò che si sta dicendo con le parole
• VOCE: attenzione al volume, al tono, al timbro ed al ritmo

4. Comportamenti da evitare durante una presentazione in pubblico

1. Dare informazioni senza offrire spazio all’interlocutore
2. Cambiare spesso l’argomento
3. Utilizzare un linguaggio non verbale inappropriato o non coerente con quello verbale
4. Non rispondere alle domande altrui
5. Dare giudizi
6. Non mettere in discussione i propri pensieri
7. Far prevalere (con forza) il proprio punto di vista

Conclusioni

In definitiva, pare proprio che il parlare in pubblico non possa fare a meno della componente emozionale per offrire contenuti di qualità; al contempo, una buona capacità di gestione delle proprie emozioni durante il “public speaking” favorirà l’attenzione ed il coinvolgimento dell’uditorio, oltre ad aiutare a l’autostima personale e migliorare la comunicazione con il gruppo di lavoro.

Se parlare in pubblico rappresenta per te un problema o una fonte di ansia, chiedere aiuto a un professionista ti aiuterà ad affrontarlo e a gestirlo al meglio.

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